Que se passe-t-il après le bon de commande ? Le process de fulfillment
Pour beaucoup d’importateurs débutants, émettre un bon de commande (PO) donne l’impression d’avoir franchi la ligne d’arrivée. En réalité, ce n’est que le début d’un parcours complexe — des matières premières aux produits finis livrés en entrepôt.
Chez Eurasia Consultis, on nous pose souvent la même question : « Que se passe-t-il après le PO ? » Voici le déroulé étape par étape, et comment nous gardons chaque phase sous contrôle. ECI est partenaire de sourcing/trading, pas fabricant.
1. Confirmation du bon de commande
Une fois le PO émis, le fournisseur doit confirmer formellement : specs et quantités, prix et Incoterms (ex. FOB, EXW), planning de production, termes de paiement (acompte vs solde). Nous relisons la confirmation ligne à ligne avec les deux parties. Un détail non vérifié peut faire dérailler le planning ou entraîner des retouches coûteuses.
Conseil : exigez toujours une confirmation écrite et une PI (proforma) tamponnée avant tout virement.
2. Acompte et approvisionnement matières
Après confirmation, l’acheteur paie en général un acompte (souvent 30 %). Cela déclenche l’achat des matières, la réservation de créneaux de production et la confirmation des délais avec d’éventuels sous-traitants. ECI vérifie que les fonds sont bien affectés au bon run de production — crucial quand un fournisseur gère plusieurs clients.
3. Suivi de production
Pendant la production, nous confirmons le démarrage à l’heure, suivons assemblage/finition/emballage, et communiquons retards ou manques de façon proactive. Selon l’ordre, nous réalisons des inspections in-line. Vous recevez des rapports d’avancement (photos, jalons, alertes). Risque fréquent en Chine : le “queue jumping” — des commandes plus urgentes passent devant. Le suivi actif le limite.
4. Contrôle qualité avant expédition
Avant départ usine, nous planifions une inspection finale selon vos critères AQL, dans le cadre des audits & contrôle qualité : quantité et finition, fonctionnalité et mesures, étiquetage/barcode/emballage, résistance carton. Un rapport QC avec photos et pass/fail vous est envoyé avant tout solde. Ce n’est qu’après votre OK que nous validons l’expédition.
5. Solde et documents d’export
Inspection approuvée → paiement du solde (souvent 70 %). Nous coordonnons immédiatement dédouanement export, facture commerciale et packing list, certificat d’origine si requis, booking mer ou air. Les documents sont double-vérifiés. Nous surveillons aussi le stuffing container (FCL) pour protéger la marchandise.
6. Shipping et coordination livraison
Selon vos Incoterms, l’assistance logistique aide sur booking fret (FOB/CIF…), connaissement, notification d’arrivée à votre 3PL/entrepôt/agent portuaire, assurances ou déclarations si besoin. Nous suivons la shipment de bout en bout.
7. Support post-livraison
- gestion sinistres / pertes ;
- envois de pièces ;
- coordination garantie / retouche si besoin ;
- planning des réassorts et prévisions.
Conclusion
Émettre un PO n’est pas la fin du voyage — c’est le début du passage de l’usine au marché. Contactez Eurasia Consultis pour sécuriser votre prochain fulfillment.
