Complete Import Process with Eurasia Consultis

Cosa succede dopo la purchase order? Il processo di fulfillment

DiEurasia Consultis

Per molti importatori alla prima esperienza, emettere una purchase order (PO) sembra tagliare il traguardo. In realtà è solo l’inizio di un percorso complesso — dalle materie prime ai prodotti finiti in magazzino.

In Eurasia Consultis ci chiedono spesso: “Cosa succede dopo la PO?” Ecco lo step-by-step e come teniamo ogni fase sotto controllo. ECI è partner di sourcing/trading, non produttore.

1. Conferma della purchase order

Dopo l’emissione, il fornitore deve confermare formalmente: specs e quantità, prezzi e Incoterms (es. FOB, EXW), timeline di produzione, termini di pagamento (anticipo vs saldo). Rivediamo la conferma riga per riga con entrambe le parti. Un dettaglio non verificato può far deragliare i tempi o generare rilavorazioni costose.

Suggerimento: richiedete sempre conferma scritta e PI (proforma) timbrata prima di qualsiasi bonifico.

2. Pagamento anticipo e approvvigionamento materie

Dopo la conferma, l’acquirente paga in genere un anticipo (spesso 30%). Questo attiva acquisto materie, prenotazione slot produttivi e conferma lead time con eventuali subfornitori. ECI verifica che i fondi siano allocati al corretto run — importante quando un fornitore gestisce più clienti.

3. Monitoraggio produzione

Durante la produzione confermiamo l’avvio nei tempi, seguiamo assemblaggio/finitura/packaging e comunichiamo ritardi o shortage in modo proattivo. A seconda dell’ordine eseguiamo ispezioni in-line. Ricevete report settimanali (foto, milestone, alert). Rischio frequente in Cina: il “queue jumping”. Il follow-up attivo lo limita.

4. Controllo qualità prima della spedizione

Prima che la merce lasci lo stabilimento, pianifichiamo un’ispezione finale sui vostri criteri AQL, nel servizio di controllo qualità: quantità e finitura, funzionalità e misure, etichette/barcode/packaging, resistenza cartone. Un report QC con foto e pass/fail vi arriva prima di qualsiasi saldo. Solo con il vostro OK greenlightiamo la spedizione.

5. Saldo e documenti export

Ispezione approvata → pagamento del saldo (spesso 70%). Coordiniamo subito sdoganamento export, fattura commerciale e packing list, certificato di origine se richiesto, booking mare o aereo. I documenti sono doppio-controllati. Monitoriamo anche lo stuffing container (FCL).

6. Shipping e coordinamento consegna

In base agli Incoterms, il supporto logistico aiuta su booking freight (FOB/CIF…), Bill of Lading, notifica di arrivo al vostro 3PL/magazzino/agente portuale, assicurazioni o dichiarazioni se necessarie. Tracciamo la spedizione end-to-end.

7. Supporto post-consegna

  • gestione sinistri / perdite;
  • spedizioni di ricambi;
  • coordinamento garanzia / rilavorazione se serve;
  • planning riassortimenti e forecast.

Conclusione

Emettere una PO non è la fine del viaggio — è l’inizio del passaggio da fabbrica a mercato. Contattate Eurasia Consultis per togliere stress al fulfillment.

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